Kirjallinen raportointi

Raporteissa tavataan usein ns. kopioi/liitä tekstejä. Eli valmiita tekstipohjia jotka toistuvat saman firman kaikissa raporteissa. Oleellinen asia voitaisiin halutessa tiivistää niissä tapauksissa usein yhdelle sivulle. Raportin ylimääräinen koristelu epäoleellisilla yksityiskohdilla passivoi lukijaa ja mikäli lukija ei ole tottunut sen kaltaisia asiakirjoja lukemaan, voi oleellinen viesti jäädä epähuomioissa havaitsematta. 
Esimerkki:

Teimme erääseen taloyhtiön asuntoon sisäilmakorjaukset aiemmin tehdyn sisäilmaselvityksen pohjalta. Asukkaalta tuli hyvää palautetta tehdystä raportista mutta myös korjauksesta. Teimme lisäksi selkeän valokuvilla varustetun muistion tehdyistä korjauksista, niissä käytetyistä materiaaleista ja laadunvarmistusmenetelmistä. Muistio toimitettiin taloyhtiön hallitukselle tiedoksi ja arkistoitavaksi. Meni jonkin aikaa kun taloyhtiöstä otettiin yhteyttä toisen asunnon korjaustarpeen osalta. Motivaationa valita meidät seuraavaakin asuntoa korjaamaan oli raportointi ja toteutetuista korjausmenettelyistä saatava muistio. 
Raportit ja muistiot jäävät elämään kiinteistöjen asiakirjoihin, huoltokirjoihin ja arkistoihin vaikka asukkaat tai käyttäjät vaihtuisivat vuosien varrella. Selkeät raportit auttavat tulevaisuuden kiinteistöstä vastaavia hahmottamaan vuosien varrella toteutettuja tuktimuksia ja korjauksia.